Assembleias Virtuais e Extensão do mandato dos síndicos

por ATO Condomínios

Assembleias Virtuais e Mandato dos Síndicos

O que devo saber sobre Assembleias Virtuais e a extensão do Mandato dos Síndicos?

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Vou começar falando da Lei 14.010 que foi aprovada em 10/06/2020 e determina uma série de mudanças, em caráter transitório enquanto durar a Pandemia COVID-19.

Isso mesmo, você ouviu certo, caráter transitório, ou seja, esta Lei tem validade até 30/10/2020 podendo ser prorrogada.

Esta Lei foi criada pois muitas assembleias gerais ordinárias não puderam acontecer e houve bloqueio de contas do condomínio nos bancos devido ao fim do mandato do síndico. Mesmo não podendo fazer a assembleia presencial devido a aglomeração de pessoas, a assembleia Digital / Virtual / Online poderá ser feita e passa a ter validade após a aprovação da Lei.

Vale ressaltar a parte da Lei mais impactante:

·         A obrigatoriedade da prestação de contas;

·         A extensão do mandato dos Síndicos.

A Lei obriga a prestação de contas por parte dos Síndicos e estende os mandatos vencidos a partir de 20/03/2020, ficando prorrogados até 30/10/2020.

Os artigos 12 e 13 são sobre realização de reuniões virtuais de assembleia e extensão do mandato dos síndicos e à obrigação dele em prestar contas de sua administração

Confira abaixo o conteúdo dos artigos 12 e 13:

Art. 12 – A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.

Parágrafo único. Não sendo possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficam prorrogados até 30 de outubro de 2020.

Art. 13  É obrigatória, sob pena de destituição do síndico, a prestação de contas regular de seus atos de administração.

Lei aprovada, BELEZA! Mas como realizar a Assembleia virtual de forma válida?

Então, a Assembleia Presencial está suspensa devido ao COVID-19 mas a ASSEMBLEIA DIGITAL / VIRTUAL / ONLINE passou a ser válida.

Acredite! Assembleia Digital / Virtual / Online não são novidades, elas já estão disponíveis desde 2012. Em alguns condomínios elas já aconteciam de forma híbrida (parte presencial e parte digital).

Você sabe a diferença entre: DIGITAL / VIRTUAL / ONLINE?

Existem algumas modalidades de Assembleia Digital, que podem variar de uma administradora para outra ou ferramenta utilizada. Exemplos:

·         VIRTUAL / ON-LINE (ao vivo): acontece em uma "live", com uso de ferramenta de vídeoconferência, ou via sistema, onde as pessoas participam e digitam, como se fosse um chat;

·         DIGITAL (aberta): dura mais de um dia - conceito parecido com o da assembleia presencial aberta ou de sessão permanente. É feita em um ambiente digital (site ou app) e as pessoas acessam dentro do prazo para debater e deliberar. O ambiente digital pode ser preparado como se fosse um site específico para aquela assembleia, disponibilizando todos os conteúdos da pauta, fórum de debates, vídeoconferência, enquetes, arquivos de apoio etc.

Condomínios inteligentes já utilizam e disponibilizam informações online antes da  Assembleia, para assuntos complexos e extensos, que precisam de tempo para serem analisados, como aprovação de obras e prestação de contas, que geralmente são vistos e revisados de forma online, tirando todas as dúvidas antes da votação na Assembleia presencial.

Agora vamos as dúvidas: e são muitas!

Veja só como vai funcionar a Assembleia Digital / Virtual / Online e o que precisa ter:

·         Convocação e Quórum;

·         Lista de Presença;

·         Presidente, Secretário(a) e Votação;

·         Documentos para Registro posterior desta Ata.

Para não errar, mesmo sendo Digital / Virtual / Online, siga as instruções e obrigações estabelecidas na Convenção do Condomínio.

Dúvidas mais frequentes:

·         Precisa de software exclusivo para realizar as Assembleias Digitais / Virtuais?

SIM, é necessário ter um software específico para poder realizar a Assembleia de forma Digital / Virtual.

·         Mesmo sendo Assembleia Digital / Virtual precisa ter formalidades?

SIM, precisa seguir algumas formalidades para que a Assembleia seja considerada válida dentro dos parâmetros jurídicos e que dê condição de Registro da Ata.

·         Precisa haver quórum específico?

SIM, precisa seguir o quórum estabelecido na Convenção de cada condomínio.

·         Como ficam os inadimplentes, eles poderão votar, participar da Assembleia?

O Código civil e também algumas convenções de condomínio, vetam a votação dos inadimplentes, permitindo apenas a participação em algum casos.

·         E Se não houver participação e votação de unidades adimplentes?

A Assembleia é CANCELADA, não atendeu aos requisitos e deverá ser convocada nova Assembleia para atender os requisitos.

·         Como serão computado os votos da Assembleia?

O software tem inteligência para fornecer estes dados no encerramento da Assembleia, computando apenas os votos dos ADIMPLENTES.

·         Todos os cartórios tem o mesmo procedimento para registro da Ata?

NÃO. Cada cartório de cada cidade tem uma exigência específica, precisa verificar quais são os requisitos de acordo com a cidade.

Prós e Contras:

Não dá para ter a certeza de que todos serão convocados, pois depende do cadastro de cada condômino estar atualizado e com e-mail;

Ter certeza de que é o próprio condômino que participa das reuniões virtuais;

A votação em ambiente virtual eliminaria discussões desnecessárias e estresse entre condôminos;

Vendo por este ponto de vista, as assembleias seriam curtas e objetivas, somente para a votação.

É preciso ter a adesão de todos os envolvidos com treinamento e capacitação. O síndico deve considerar que há condôminos que apresentam dificuldades para lidar com tecnologia e, por isso, deve cuidar para que isso não seja um problema.

É interessante adotar uma plataforma para realizar a assembleia virtual que seja à prova de fraudes, que possibilite a auditoria de votos e que faça controle das procurações.

Em alguns casos, antes da Pandemia, acontecia assim:

Assembleia convocada para ser realizada Online com link de participação para os que assim desejarem.

Condôminos incapacitados de participar Online: sem dispositivos, aparelhos ou conhecimento para realização da Assembleia Online teriam a disposição no Salão de Festas do condomínio a Assembleia Presencial para participar.

No salão de festas do condomínio ficavam: o síndico, presidente e secretário(a) da assembleia e administradora (mediador), com toda a assembleia montada (aparelhos: telão, projetor, computador, som, câmera para registrar e gravar o ato, etc) e condôminos incapacitados de participar online. Realização da Assembleia Presencial e Online, incluindo votação e encerramento.

Consideração FINAL

O sistema de Assembleia somente por meio Digital / Virtual / Online ainda apresenta dificuldades operacionais, porém trará benefícios num futuro próximo, mas ainda precisa ser melhorado para ser colocado em prática com tranquilidade.

Para estas e muito mais informações conte com a ATO Condomínios!

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